해남군이 중요기록물을 안전하게 보존 관리하고 민원도 신속하게 처리하기 위해 기록물 DB구축사업을 추진하고 있다.
이 사업은 보존서고에 보관 중인 중요기록물을 스캔해 기록․관리시스템에 저장하는 사업으로 컴퓨터를 통해 실시간으로 문서의 검색과 열람이 가능하도록 업무처리 방식을 개선하는 사업이다.
올해 사업량은 기록관 보존서고에 보존된 보존기간 30년 이상인 중요 종이 기록물 400권(40,000면)으로 2,100만원의 사업비를 투입, 올해 5월까지 마무리할 계획이다.
주요 내용은 중요기록물 선별 및 공개 재분류, 기록물 재편철, 면표시 부여, 전산화를 위한 스캔작업, 표준기록 관리시스템 데이터 업로드, 기록물 보존상자 편성과 서가배치 등이다. 
사업이 마무리되면 표준기록관리시스템(RMS)을 통한 비전자 기록물의 열람과 출력이 가능해짐으로써 행정정보공개 청구 등 민원에 대한 신속한 대응으로 행정의 투명성과 신뢰성을 확보할 수 있게 된다.
또, 기록물 원본의 열람 및 대출로 발생할 수 있는 멸실과 훼손, 분실 등을 방지할 수 있으며, 자료 검색을 위한 불필요한 행정력 낭비를 막을 수 있다.
해남군은 지난해부터 해당 사업을 시작, 기록물 전산화 사업을 통해 중요기록물 4만 면(400권 분량)을 전산화했다. 전산화 작업이 필요한 중요기록물은 3,600권 상당이다. 
해남군 관계자는 “최근 국민신문고 등에서 과거 기록물이 필요한 분쟁사례가 많아지고 오래된 기록물은 종이 상태가 좋지 않아 열화로 인해 색이 변하거나 바스러지는 등 신속한 전산화 작업이 필요하다”고 말했다.